“We hebben een reusachtige stap gemaakt met Dynamics, inclusief de koppelingen naar Exact en de website.”

Microsoft Dynamics bij het Koninklijk Instituut voor Ingenieurs

KIVI was trots op zijn ledensysteem. Ruim twintig jaar geleden gebouwd als maatwerkpakket en daarna elk jaar steeds verder uitgebreid met nieuwe functionaliteit. KELS – KIVI Efficiënt LedenSysteem – was ‘haute couture’ en paste als een handschoen. Maar er was een probleem. KELS was uit zijn voegen gegroeid en de software verouderd; er was letterlijk bijna niemand meer die het systeem nog kon onderhouden. Dat was te riskant. Hoe moest het verder met de automatisering bij KIVI?

Maatwerk wordt standaard

Andries Ritsema, Account Coördinator en verantwoordelijk voor de vernieuwing van het ledensysteem: “Ons uitgangspunt was glashelder: we wilden af van maatwerksoftware, zodat we leveranciersonafhankelijk zouden worden en onderhoud geen issue meer zou zijn. We wilden wel het goede van KELS behouden, zoals uitgebreide ledenkenmerken, maar tegelijkertijd onze eigen gegevensdrang aan banden leggen. KELS was uitgegroeid tot maar liefst 1 miljoen records; met daarbij veel historische gegevens. Dat moest drastisch minder, ook in het licht van gegevensverwerking en bewaartermijnen volgens de AVG die van kracht ging.”

“We hebben een reusachtige stap gemaakt met Dynamics, inclusief de koppelingen naar Exact en de website.”

Standaardkoppeling met Exact Online

Cayentis wist dus hoe verenigingen werken, maar had bovendien als enige leverancier een pasklare koppeling met Exact Online en de website: CRM Hugger, het crm-integratieplatform van Cayentis. Andries Ritsema: “Een kant-en-klare koppeling sprak ons erg aan. De koppelingen zijn al helemaal doorontwikkeld en dat scheelt tijd en denkwerk. Eén simpel voorbeeld? Exact Online bouwt een adressering met andere variabelen op dan KIVI. Maar op de factuur moeten de velden wel kloppen. De CRM Hugger is dusdanig slim dat hij alle variabelen herkent en daardoor de juiste koppeling maakt.”

Standaardkoppeling met de website

Tegelijkertijd met Microsoft Dynamics werd een nieuwe website gebouwd door een andere leverancier. Ook die werd met CRM Hugger gekoppeld aan Dynamics, zodat alles wat leden op de website doen – profielgegevens aanvullen, aanmelden voor activiteiten – meteen en automatisch goed staat in Dynamics.

Andries Ritsema, Account Coördinator en verantwoordelijk voor de vernieuwing van het ledensysteem.

Reusachtige stap

“We hebben als vereniging een reusachtige stap gemaakt met Microsoft Dynamics, inclusief de koppelingen naar Exact en de website,” vertelt Andries Ritsema. “Alles wat we konden vereenvoudigen, hebben we gedaan. Dat geldt voor data, maar ook voor processen. Uiteindelijk zijn we van 150 via 90 naar zo’n 15 lidmaatschapssoorten gegaan. Dynamics is een standaardpakket, maar wel zo flexibel dat het voelt als maatwerk. Bovendien werkt de nieuwe infrastructuur sneller en profiteren we meteen van alle beveiliging die Microsoft voortdurend inbouwt, ook voor de AVG. Als KELS voor ons ‘haute couture’ was, dan is Dynamics nu heel comfortabele ‘prêt-à-porter.”

Meer weten over Kivi en Dynamics 365?

Wil je meer weten over hoe CRMHugger Kivi ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden met Microsoft Dynamics en de CRMHugger Exact Online Integratie App? Laat dan je e-mailadres achter, dan sturen we de uitgebreide case direct naar je op.